Auslagen und Spesen gehören in allen Unternehmen zum Alltag. „Auslagen“ beziehen sich dabei auf Kosten, die Mitarbeiter:innen im Auftrag ihres Unternehmens selbst tragen und anschließend zurückfordern. Beispiele dafür sind Bürobedarf, Kundengeschenke oder Fahrtkosten. „Spesen“ hingegen decken Kosten ab, die bei geschäftlichen Reisen anfallen, z. B. für Verpflegung oder Unterkunft.
Rechtliche Grundlagen
Rechtlich sind Arbeitgeber:innen in Deutschland verpflichtet, solche Kosten zu erstatten, wenn sie im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen. Diese Pflicht basiert auf § 670 BGB, der einen Aufwendungsersatz vorsieht. Arbeitgeber:innen müssen dabei sicherstellen, dass Ausgaben rechtzeitig erstattet werden, um finanzielle Belastungen für die Belegschaft zu minimieren. Besonders bei Spesen müssen die steuerlichen Freibeträge und Pauschalen beachtet werden, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Kurzum, erstattungsfähige Kosten erfüllen drei Merkmale: Die Ausgabe ist betrieblich bedingt, das Eigentum verbleibt beim Unternehmen und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat kein privates Interesse an dem Erwerb. Auslagen sind in diesem Fall steuerfrei.
Mitarbeiter:innen müssen für eine Erstattung ihrer Auslagen in der Regel eine Rechnung oder eine Quittung einreichen, die auf den Namen der Firma adressiert ist. Eine Ausnahme bildet die sogenannten Kleinbetragsregelung: Bei verauslagten Kosten bis zu einer Höhe von 250 Euro ist ein Kassenbon als Beleg ausreichend.
Oft sind die Prozesse, wie solche Kosten abgerechnet werden müssen, um sie erstattet zu bekommen, wenig transparent. Das führt nicht selten zu Frust in den Unternehmen: Mitarbeiter:innen warten auf die Erstattung, die Buchhaltung ärgert sich über Belege, die entweder nicht vollständig oder fehlerhaft eingereicht worden sind. Wir haben deshalb acht Tipps für Sie, wie Sie die Erstattung von Kosten in Ihrem Unternehmen für beide Seiten angenehmer gestalten können:
1. Klare Richtlinien erstellen
Unternehmen sollten genaue Richtlinien für die Erstattung von Auslagen und Spesen definieren. Dazu gehört eine klare Übersicht, welche Ausgaben erstattet werden und welche Nachweise dafür notwendig sind. Transparenz ist dabei entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und Mitarbeiter:innen klare Anweisungen zu geben, was erstattungsfähig ist. Eine solche Übersicht fördert die reibungslose Zusammenarbeit und steigert das Vertrauen der Mitarbeiter:innen.
2. Digitale Belegverwaltung nutzen
Digitale Systeme helfen, Belege schnell und effizient zu archivieren. Dies spart Zeit und ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit, besonders im Fall von Steuerprüfungen. Zudem senkt die Automatisierung der Prozesse das Risiko von Fehlern und vermeidet das Verlorengehen wichtiger Dokumente. Digitale Tools verbessern außerdem die Transparenz und lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren.
3. Regelmäßige Schulungen anbieten
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig über aktuelle Regelungen und interne Prozesse zur Abrechnung von Auslagen und Spesen. Dies reduziert Fehler und Verzögerungen. Zudem können Schulungen dazu beitragen, dass die Richtlinien und Systeme effizienter genutzt werden, wodurch sich der Abrechnungsprozess insgesamt beschleunigt.
4. Verpflegungspauschalen korrekt anwenden
Achten Sie darauf, die steuerfreien Verpflegungspauschalen korrekt anzuwenden. Diese variieren je nach Reisedauer und Land, in dem die Reise stattfindet. Eine fehlerhafte Anwendung kann zu steuerlichen Problemen führen oder dazu, dass Mitarbeiter:innen zu wenig erstattet bekommen. In vielen Fällen kann eine Software helfen, die Pauschalen automatisch zu berechnen und die steuerlichen Anforderungen zu berücksichtigen.
5. Fristen für Einreichungen festlegen
Definieren Sie klare Fristen, bis wann Mitarbeiter:innen ihre Belege einreichen müssen, um eine zeitnahe Erstattung zu garantieren. Dadurch bleibt die Buchhaltung auf dem neuesten Stand und unnötige Verzögerungen werden vermieden. Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass Mitarbeiter:innen ausreichend Zeit haben, um alle notwendigen Belege zusammenzustellen und einzureichen.
6. Private und geschäftliche Ausgaben trennen
Achten Sie darauf, dass Mitarbeiter:innen private Ausgaben nicht mit geschäftlichen vermischen. Dies verhindert Missverständnisse bei der Abrechnung und Prüfung. Eine klare Trennung der Kosten sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und verhindert, dass das Unternehmen unnötige Kosten übernimmt. Eine konsequente Trennung erleichtert zudem die steuerliche Behandlung der Ausgaben.
7. Beleganforderungen festlegen
Definieren Sie, welche Art von Belegen akzeptiert wird (z. B. Originale oder digitale Kopien). Dies hilft, Unklarheiten zu vermeiden. Manche Unternehmen erlauben nur bestimmte Formate oder legen fest, dass elektronische Belege ausreichen. Durch eine klare Regelung können Mitarbeiter:innen von Anfang an sicherstellen, dass sie die richtigen Nachweise sammeln, was spätere Rückfragen vermeidet.
8. Mobile Lösungen integrieren
Nutzen Sie Apps zur Erfassung und Einreichung von Belegen, damit Mitarbeiter:innen auch unterwegs ihre Spesen unkompliziert abrechnen können. Dies fördert die Effizienz und Transparenz im Unternehmen. Mitarbeiter:innen können so direkt nach einem Geschäftstermin die Belege digital erfassen und in das System einspeisen, was die manuelle Nacharbeit auf ein Minimum reduziert und eine schnellere Erstattung ermöglicht.
Eine noch bessere Möglichkeit ist es, den gesamten Erstattungsprozess zu umgehen. Das ist z. B. mit einer Firmenkreditkarte, mit der Mitarbeiter:innen Auslagen direkt über ein Firmenkonto abrechnen, möglich. Ein weiterer Vorteil: Es können individuelle Budgets festgelegt werden. Damit wird verhindert, dass Mitarbeiter:innen ohne Freigabe zu hohe Kosten verursachen. Bei der Förde Sparkasse gibt es genau dafür die Business-Card. Alle Infos dazu finden Sie hier.
Ihre Gender-Schreibweise finde ich unerträglich. Sie entspricht nicht der deutschen Rechtschreibung und wird von über 75% der deutschen Bevölkerung abgelehnt. Daher frage ich mich, wieso Sie das trotzdem machen, obwohl auch eine Mehrheit Ihrer Kunden dagegen ist. Kundenorientierung sieht für mich anders aus…
Ich hoffe mal, dass Sie bankenrelevante Regularien besser einhalten, als die dt. Rechtschreibung.
Kreditkarte ist nicht praktisch, weil dann der „Betrieb hinter den Belegen herlaufen“ muss.
Einfacher und narrensicher geht’s, wenn der Betrieb dem Mitarbeiter die Belege „abkauft“, bar oder per Überweisung, gerne gebündelt. Unabhängig davon kann der Berieb einen „stehenden“ Auslagenvorschuss gewähren.