Das lohnt die Mühe: Mit Digitalisierung und Automatisierung mildern Unternehmen den Arbeitskräftemangel, sparen Ressourcen, verringern Fehlerquellen und schaffen eine höhere Nachverfolgbarkeit. Eine Anleitung zur Prozessdigitalisierung.
Status Quo Digitalisierung von Prozessen in deutschen Unternehmen
Zettelwirtschaft, volle Aktenschränke und Stapel von Notizbüchern haben in vielen Büros in Deutschland inzwischen ausgedient. Bei ihren Geschäfts- und Verwaltungsprozessen verzichten spätestens seit der Corona-Pandemie die wenigsten Betriebe noch auf digitale Möglichkeiten: 95 Prozent der deutschen Unternehmen setzt inzwischen mindestens eine digitale Office-Lösung wie ERP, ECM oder CRM ein, wie die Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom zeigen.
8 von 10 Unternehmen gaben an, Prozesse zu digitalisieren, um als Arbeitgeber für Bewerber:innen attraktiv zu sein – 74 Prozent, um dem Fachkräftemangel entgegenzutreten. 40 Prozent der Unternehmen sehen sich als Digitalisierungsvorreiter, 9 Prozent sogar als Spitzenreiter bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. 49 Prozent der befragten Unternehmen schätzen sich allerdings noch als Nachzügler in Sachen Digitalisierung ein. Darunter sind insbesondere kleine Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten (54 Prozent), die bei sich Nachholbedarf sehen. Laut Umfrage hat aber niemand der Befragten den Anschluss an die Digitalisierung verpasst.
Was bedeutet Prozessdigitalisierung?
Bei der Digitalisierung von Prozessen werden durch den Einsatz digitaler Technologien und Werkzeuge traditionelle, manuelle oder papierbasierte Prozesse in Unternehmen und Organisationen automatisiert, optimiert und effizienter gestaltet. Dies kann verschiedene Aspekte umfassen, zum Beispiel die Automatisierung von Routineaufgaben wie die Verarbeitung von Zahlungen und Rechnungen, den Einsatz von Software zur Datenverarbeitung und -analyse, die Implementierung von digitalen Workflows oder die Nutzung von Cloud-Plattformen für das Speichern und den Austausch von Informationen.
Die Digitalisierung allein ist allerdings noch kein Garant für effizienteres, schnelleres Arbeiten. Es kommt immer im Einzelfall darauf an, dass der jeweilige Prozess gut funktioniert. Erst dann kann durch Digitalisierungsmaßnahmen das volle Potenzial ausgeschöpft werden, werden Abläufe effizienter, wertvolle Arbeitszeit besser genutzt und haben Sie mehr Zeit für die Betreuung Ihrer Kund:innen sowie Beschäftigten.
Vorteile für Unternehmen
Durch die Digitalisierung von Prozessen ergeben sich für Unternehmen viele Vorteile, unter anderem:
- Effizienzsteigerung: Durch Automatisierung und Standardisierung von Prozessen können Zeit und Ressourcen eingespart werden.
- Verbesserte Genauigkeit: Digitale Prozesse fördern Transparenz und Nachverfolgbarkeit, reduzieren menschliche Unvollkommenheit und minimieren damit das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
- Schnellere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten: Durch den Einsatz digitaler Tools können Prozesse beschleunigt werden, was zu einer schnelleren Abwicklung von Aufgaben führt.
- Verbesserte Datenverarbeitung, -sicherheit und -visualisierung: Digitale Prozesse ermöglichen eine bessere Erfassung und Analyse von Daten. Das führt zu fundierten Entscheidungsgrundlagen für das Management auf Basis von Echtzeitinformationen. Papierlose Prozesse sind darüber hinaus in der Regel weniger anfällig für Fehler und Betrugsfälle und schützen bei verantwortungsvoller Nutzung vor Dokumentenverlust.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Digitale Prozesse sind oft flexibler und leichter skalierbar, was es Unternehmen ermöglicht, sich an sich ändernde Anforderungen besser anzupassen. Das ist in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ein großer Vorteil.
Insgesamt ermöglicht die Prozessdigitalisierung Unternehmen, wettbewerbsfähiger zu werden, Kosten zu senken, die Zufriedenheit ihrer Kund:innen, ihrer Beschäftigten und Stakeholder zu verbessern und Innovationen voranzutreiben.
Welche Prozesse lassen sich digitalisieren und welche nicht?
Im Grunde lassen sich fast alle analogen Geschäftsprozesse digitalisieren. Schwer oder kaum zu digitalisieren sind hingegen Prozesse, die ausschließlich oder größtenteils auf menschlichen Interaktionen beruhen und Körper, Geist beziehungsweise bestimmter Sinne bedürfen. Das ist vor allem in vielen Werkstattbetrieben wie dem Handwerk und den dortigen Prozessen der Fall.
Erfolgreich digitalisierte Kernprozesse wie der Kundenservice oder der Vertrieb werden sich direkt positiv auf Ihre Beziehungen zur Kundschaft und somit auf Ihren Geschäftserfolg auswirken. Ressourcensparend machen sich wiederum digitalisierte Prozesse im administrativen Back-Office-Bereich, beispielsweise im Personal- oder Finanzwesen bemerkbar.
In diesen 6 Bereichen in Unternehmen hat sich die Prozessdigitalisierung bewährt
Individuelle Digitalisierungsstrategie zur Prozessdigitalisierung
Egal, ob Sie einzelne bestehende Prozesse Ihres Betriebes durch digitale Technologien effizient gestalten oder gleich die digitale Transformation beziehungsweise den Wandel zur Industrie 4.0 vollziehen wollen, wichtig ist in jedem Fall, vorab einen individuellen Digitalisierungsfahrplan zu erstellen. Wie Sie dabei genau vorgehen, kann je nach Unternehmenskontext variieren. In unserem Schwerpunktbeitrag zur digitalen Transformation erklären wir Ihnen Schritt für Schritt den Weg in die Digitalisierung und haben Tipps für Fördermöglichkeiten und zur Finanzierung zusammengestellt.
Die häufigsten Fragen und Antworten zur Prozessdigitalisierung
Was ist Prozessdigitalisierung?
Die Digitalisierung von Prozessen bezieht sich auf die Optimierung und Umwandlung von analogen, manuellen oder papierbasierten Geschäftsprozessen mithilfe von Technologien wie Software, künstlicher Intelligenz, Automatisierung sowie Datenmanagement in digitale Formate.
Warum digitalisiert man Prozesse?
Das Ziel der Prozessdigitalisierung ist es, die Effizienz und die Produktivität zu steigern, Fehler zu minimieren, die Transparenz zu verbessern, schnellere Entscheidungen treffen zu können, wettbewerbsfähig zu bleiben und insgesamt die betriebliche Leistung in einem Unternehmen zu optimieren.
Welche Prozesse können digitalisiert werden?
Digitale Technologien sind in fast allen Unternehmensbereichen sinnvoll und können Geschäftsprozesse optimieren. In folgenden Bereichen werden besonders häufig Prozesse digitalisiert:
- Buchhaltung und Finanzwesen
- Dokumentenmanagement
- Personalmanagement
- Kundenbeziehung und Kundenservice
- Interne Kommunikation
- Produktion und Fertigung
- Vertrieb
- Logistik und Lieferketten
Warum brauche ich eine Digitalisierungsstrategie?
Ihre Geschäftsprozesse sollten Sie idealerweise auf Basis einer Digitalisierungsstrategie digitalisieren. Bei der Erstellung ist es wichtig, dass alle Prozesse des Unternehmens entlang der digitalen Wertschöpfungskette ganzheitlich betrachtet werden. Nur so ist die digitale Transformation beziehungsweise die Digitalisierung von Prozessen möglich und erfolgreich. Hilfe für Ihre Digitalisierungsstrategie finden Sie in unserem Beitrag. Neben größeren, strategisch bedeutsamen Prozessen sollten Sie bei der Digitalisierung auch immer Quick Wins berücksichtigen. Diese schnellen Lösungen sind einfach umzusetzen, in der Regel wirtschaftlich leicht zu realisieren und bei Problemen schnell rückgängig zu machen.
